Consigli su come organizzare l’ufficio al top

L’organizzazione dell’ufficio è fondamentale per garantire non solo la sicurezza delle persone che lo vivono ma anche la sua vivibilità. Si tratta, non a caso, di uno dei temi sempre più al centro della vision di architetti e interior designer nonché dei professionisti specializzati nell’organizzazione e gestione del lavoro.

Per capire come organizzare un ufficio possiamo porvi una semplice domanda: si lavora meglio nell’ordine o nel disordine? Senza dover snaturare le tendenze del singolo individuo, avere uno spazio dove ogni cosa ha un posto definito e preciso, ben organizzata sostanzialmente, risulta determinante per la vivibilità ed è un fattore comune alle due tipologie principali di ufficio: amministrativo e commerciale. In questo articolo vi proponiamo dei consigli per portare al top l’organizzazione dello spazio aziendale.

Come organizzare un ufficio commerciale

Un ufficio commerciale si occupa, principalmente della gestione degli ordini, del rapporto con i clienti, trattativa commerciale e fornisce un’assistenza, solitamente, anche nel post-vendita. L’organizzazione dello spazio è fondamentale anche per consentire la gestione ottimale dei flussi di entrata/uscita delle persone.

Uno dei trucchi è quello di utilizzare adesivi da pavimento che indicano alle persone, ad esempio, dove attendere il proprio turno predisponendo il giusto distanziamento, pratica indispensabile con il perdurare della pandemia Covid-19. Si tratta di complementi che permettono di conseguire una sorta di segnaletica sia per gli ambienti esterni che per quelli interni. Sono disponibili, come nel caso delle proposte di Servizi Grafici, anche online, con articoli realizzabili in pochi clic in maniera altamente personalizzabile, secondo diverse tonalità cromatiche, forme e dimensioni. Una soluzione in grado di garantire uno spazio gestito in maniera confortevole, organizzata e in grado di garantire il massimo comfort ai dipendenti dell’azienda ma anche di favorire quanti si recano per la prima volta nella struttura per orientarsi al meglio.

La gestione dello spazio in maniera funzionale, dove ogni persona si trova nelle condizioni ideali per lavorare, rappresenta il punto fondamentale per quanto riguarda l’approccio a come organizzare l’ufficio, ancora di più nel caso di un’attività commerciale.

Come organizzare un ufficio amministrativo

Un ufficio amministrativo presenta, solitamente, un minore contatto con la clientela. La sua organizzazione risulta, comunque, parimenti cruciale a quella di un ufficio commerciale e può essere portata ai massimi livelli con la creazione di badge personalizzati e pass, questi ultimi utilizzabili anche all’interno di un ufficio commerciale, in grado di regolare al meglio l’entrata/uscita del personale dipendente.

Per lavorare bene, all’interno di un ufficio commerciale, non è sufficiente provvedere all’adeguata destinazione degli ambienti di lavoro ma si rivela indispensabile anche strutturare la scrivania nel modo più idoneo possibile. Vediamo, quindi, come organizzare il lavoro partendo proprio dalla scrivania dell’ufficio.

Come organizzare scrivania ufficio

I trucchi per organizzare il lavoro al meglio nel caso si tratti di un lavoro di ufficio sono semplici ed elementari e passano, necessariamente, dalla scrivania. Vediamone alcuni:

  • Mantenere lo spazio pulito.
  • Non accumulare cartacce e pile di documenti.
  • Predisporre uno o più raccoglitori di documenti, un portapenne e, se necessario, un porta biglietti da visita.
  • Utilizzare dei fermacarte per la gestione dei cavi delle apparecchiature informatiche, evitando che si attorciglino tra loro creando uno spiacevole groviglio che districare risulta poi difficile.
  • Predisporre dei segnapagina colorati sui cavi in modo da riconoscerli con immediatezza e praticità.

Chi lavora ore e ore alla scrivania non può non pensare di non avere dei cali di attenzione e concentrazione, che si possono, tuttavia, compensare e prevenire. Come? Rendendo la scrivania più accogliente, ad esempio mettendo una foto delle persone care e/o persino del proprio pet in bella vista. Un modo per trovare conforto e non perdersi d’animo durante le difficoltà che il lavoro inevitabilmente presenta.

Un altro fattore da non sottovalutare è l’efficienza delle apparecchiature informatiche, il vero braccio destro per chi fa un lavoro d’ufficio nonché degli addetti del settore commerciale. La digitalizzazione è sempre più presente all’interno dei processi produttivi e, quindi, la vivibilità e la serenità della pratica lavorativa non possono non passare dalla cura, aggiornamento e verifica di monitor, computer, stampante, scanner, ecc. ecc.

Conclusione

Per vivere bene il luogo di lavoro basta davvero poco, o meglio, è sufficiente organizzare bene lo spazio dell’ufficio. Pochi oggetti e un’attenzione costante per il mantenimento dell’ordine basilare, un elemento in grado di ottimizzare le skills che ogni persona porta con sé.

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