Firma elettronica: cos’è e perché è utile averla

Molte persone, professionisti e non, che si trovano spesso a firmare documenti o file PDF, perdono tantissimo tempo con scansioni o copie. Normalmente è impossibile firmare un documento in PDF senza prima stamparlo, ma finalmente c'è una bella novità: grazie a Yousign non sarà più così. La soluzione è la firma elettronica, che farà risparmiare tempo, sia sul posto lavoro che nella vita di tutti i giorni.

 

Cos’è la firma elettronica

La firma elettronica identificherà e fornirà il consenso o approvazione al documento che si è ricevuto, senza bisogno di produrlo in forma cartacea.

Inserire una firma PDF è semplice: le parti firmatarie riceveranno e firmeranno i documenti online. Tu e il tuo team potrete firmare documenti o file, direttamente tramite computer o altri dispositivi elettronici collegati a Internet, come smartphone o tablet, in pochi secondi.

 La firma elettronica nell'ordinamento italiano viene definita come "un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica". Altro non è che la possibilità di fornire il consenso e l'approvazione sui documenti digitali, senza bisogno di stampanti o scanner.

Non si perderà più tempo a stampare, firmare e scannerizzare, ma si potranno chiudere ancora più rapidamente accordi e contratti. Inoltre, verranno abbattuti via via i costi relativi alla produzione di documenti cartacei. Non ci sarà più bisogno di creare voluminosi e ingombranti archivi di documenti, e si abbandonerà l'abitudine della carta.

Inoltre, la firma elettronica è ancora più sicura, perché a differenza dei documenti Word non si può alterare. Chi dovrà firmare i documenti li riceverà via e-mail, sulla propria casella di posta. A quel punto sarà sufficiente cliccare su "Accedi ai documenti" e convalidare la firma elettronica con OTP.

 

Yousign arriva in Italia

Yousign è una startup, fondata nel 2013 in Francia da Luc Pallavidino e Antoine Louiset, conosciuta già in tutta Europa. Ora finalmente è arrivata anche in Italia, per offrire i propri servizi ad aziende e professionisti, aiutandoli a semplificare la burocrazia delle firme sui documenti.

L'obiettivo dell'azienda è ambizioso: “un milione di documenti digitalizzati entro il 2021, 15 milioni entro la fine del 2023”. Anche a causa dell'emergenza Covid, sono sempre di più le aziende che si sono trovate costrette a digitalizzare i propri processi, Yousign offrirà uno strumento ulteriore per facilitare ancora di più questo passaggio.

 

Firma elettronica PDF

Quante volte si è desiderato porre una firma su un PDF, in modo facile e veloce? I file PDF sono i più utilizzati per condividere informazioni. Sono infatti compatibili con qualunque dispositivo e diffusi in tutto il mondo. La possibilità di inserire la firma elettronica su un PDF aiuterà chiunque a semplificare e ridurre i tempi di chiusura dei contratti, inoltre permetterà di abbandonare l'abitudine di stampare tutto su carta, preferendo invece un comodo e capiente archivio digitale. Inserire una firma PDF non è solo una questione di comodità, ma è anche una pratica che ridurrà al minimo lo spreco di fogli e farà risparmiare sul materiale cartaceo prodotto da un'azienda. 

Tu e il tuo team di lavoro, grazie alla possibilità di porre la firma elettronica direttamente su un PDF, potrete ottimizzare tutti i processi amministrativi. Niente più appuntamenti e passaggi in ufficio soltanto per firmare un documento. La firma elettronica permetterà di convalidare contratti e accordi online, utilizzando formati digitali come i file PDF, e velocizzare tutti i processi senza la necessità di firmare i documenti da remoto oppure vedersi di persona. Inoltre, sarà possibile assumere nuovi collaboratori con facilità o far firmare contratti di affitto in pochi minuti.

 

Chi potrebbe usare la firma elettronica

L'obiettivo di Yousign è agevolare gli accordi commerciali tra aziende e clienti, in tutto il mondo. Tantissime l'hanno già scelta per ottimizzare i flussi di approvazione e far crescere i propri affari, altre invece, che potrebbero usare la firma elettronica per convalidare documenti ma ancora non lo fanno, non sanno quanto tempo riuscirebbero a risparmiare in questo modo.

La firma elettronica può essere utilizzata in tantissimi ambiti diversi: nel settore delle assicurazioni, e in quello finanziario, nel mercato immobiliare e in tutti quegli uffici dove c'è necessità di produrre un'enorme quantità di documenti, firmarli e rimandarli via email.

Infatti, grazie alla firma elettronica sarà possibile aumentare i tassi di conversione perché si riusciranno a inviare più documenti con maggiore velocità e facilità, ridurre i tempi di chiusura di un contratto o di stesura di un progetto e, soprattutto, guadagnare tempo. In questo modo sarà possibile concentrarsi sulle attività importanti del proprio lavoro senza perdere tempo con la burocrazia delle firme cartacee.

 

Conclusioni

La firma elettronica permetterà di firmare qualsiasi documento in meno di un minuto. Inoltre, il grande vantaggio della firma elettronica Yousign è che sarà possibile inviare a chiunque un documento da firmare, in qualunque parte del mondo, e riceverlo indietro firmato in pochissimo tempo. Le persone che si invitano a firmare un documento, riceveranno una notifica via email e potranno firmare in un paio di click, senza dover pagare niente o registrarsi. Fantastico, no?

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